Vendor Privacy Policy

Vendor Privacy Policy

www.ocanova.ca

Last Update: August 26^th, 2025

Quebec Vendors - Requirements of Bill 96

Due to the introduction of Quebec Bill 96, a French version of the Vendor Privacy Policy must be available and seen by a Vendor residing in Quebec. After showing both the French and English versions of the contract, the Vendor can then decide to read and use the contract in the language of his/her choice.

A French version of this policy is available below.

The following privacy policy (« Privacy Policy ») govern the use of www.ocanova.ca.

www.ocanova.ca (the « Site ») is owned and operated by Ocanova Inc.

Ocanova Inc. is the data controller and can be contacted at:

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova Inc.

1700-2001, Robert Bourassa blvd., Montreal, Quebec, H3A 2A6

Purpose

The purpose of this privacy policy (this « Privacy Policy ») is to inform the Vendors of our Site of the following:

1. Business data we collect;

2. How we use the business data;

3. Whom we share the business with;

4. How long we store the business data;

5. How we protect your business;

6. Your rights as a Vendor;

7. Minors;

8. How to access, modify, delete, or challenge the data collected;

9. How to opt-out of data collection, use or disclosure;

10. Cookie policy;

11. Modifications; and

12. Complaints,

This Privacy Policy applies in addition to the Terms and Conditions of our Site.

1 – Business data we collect

We only collect data that helps us achieve the purpose set out in this Privacy Policy. We will not collect any additional data beyond the data listed below without notifying you first.

Data Collected Automatically

When you visit and use our Site, we may automatically collect and store the following information.

· Device Information : We receive information about the computers, phones, and other devices you use or interact with the Site, including IP address (which may be used to determine general location), device identifiers, cookie IDs, the browser you use, your network connection, or other unique identifiers or device information.

· Settings and Privacy Preferences : We receive information about your settings and preferences on our Site, as well as information about your browser and device privacy settings.

· Use of Ocanova Site : We receive information regarding your use of your online store on our Site, such as the products you upload, the prices and descriptions of your products, the reviews and ratings you post and share, the merchandise return policy, your sales history, and any other information available in your Vendor account.

Data Collected in a Non-Automatic Way

We may also collect the following data when you perform certain functions on our Site:

· Profile and Contact Information: We collect information about you and your business. This information includes your name, the name of your staff or other individuals associated with your business, business name, business address, business email address, business land and cellular telephone number, business website, business provincial or federal ID number, GST and PST sales tax numbers, or any other information that will be required to become a Vendor on our Site.

· Payment Information: We receive your banking information to process Vendor payments from your sales within our payment system, and your credit card number information to pay the monthly fees.

This data may be collected using the following methods:

· The creation of a Vendor account.

· The reception and validation of company credentials.

2 – How we use the business data

Data collected on our Site will only be used for the purposes specified in this Privacy Policy or indicated on the relevant pages of our Site. We will not use your data beyond what we disclose in this Privacy Policy.

The data we collect automatically is used for the following purposes:

· Provide, improve, and customize the Ocanova services: To provide you with personalized services to help grow your business, recommending products to sell, and to improve our services based on your activity with the Users of our Site.

· Track and implement your privacy preferences and settings: To track and implement your privacy settings and preferences with us and your customers.

· Communicate with you: To communicate with you about our services, including product updates, your Vendor account, and changes to our policies and terms. We also use your information to respond to you when you contact us.

· Authentication, integrity, security, and fraud prevention: To authenticate your Vendor account information and verify account ownership, legitimize your business credentials, provide a secure payment process the transfer of your sales and to detect, investigate, and prevent malicious conduct, fraudulent activity or unsafe experiences, address security threats, protect public safety, and secure our services for you and your customers.

· Legal reasons: To comply with applicable law or respond to valid legal process, including requests from law enforcement or government agencies, to investigate or participate in civil discovery, litigation, or other adversarial legal proceedings, and to enforce or investigate potential violations of our terms or policies.

3 – Whom we share the business with

Employees

We may disclose the Vendor's data to any member of our organization who reasonably needs access to the data to achieve the purposes set out in this Privacy Policy.

We may share the following user data with certain of our employees:

· Business name;

· Name of the owner(s) of the business;

· Name of the contact that will be monitoring the Vendor account;

· Business address;

· Business email;

· Business land telephone number (if available);

· Cellular telephone number (if available);

· Business website address;

· Business provincial or federal ID number; and

· GST and PST tax numbers.

Third Parties

We may share the Vendor's data with the following third parties:

· Shopify Inc.; and

· Ship Turtle (Multi-vendor Marketplace app.)

We may share the following Vendor' data with third parties:

· Business name;

· Name of the owner(s) of the business;

· Name of the contact that will be monitoring the Vendor account;

· Business address;

· Business email;

· Business land telephone number (if available);

· Cellular telephone number (if available);

· Business website address;

· Business provincial or federal ID number;

· GST and PST tax numbers;

· Credit card information; and

· Banking information.

We may share the Vendor's data with third parties for the following purposes:

· To communicate with the Vendor by email or by telephone;

· To facilitate the transfer of funds to the Vendor;

· To process the monthly fees by credit card; and

· To validate the authenticity of the business.

Third parties will not be able to access user data beyond what is reasonably necessary to achieve the given purpose.

Other Disclosures

We will not sell or share your data with other third parties, except in the following cases:

· If the law requires it;

· If it is required for any legal proceeding; and

· To prove or protect our legal rights.

If you follow hyperlinks from our Site to another site, please note that we are not responsible for and have no control over their privacy policies and practices.

4 – How long we store the business data

We retain the business data for as long as we have an ongoing business need to do so (e.g., to provide our services, to comply with applicable legal, tax, or accounting requirements, for security and fraud detection or prevention, or in connection with backup or disaster recovery processes), unless a different retention period is permitted or required by applicable law.

The criteria used to determine our retention periods include the following:

· The length of time we have an ongoing relationship with you and our services provided to you (for example, for as long as you have a Vendor account with us or keep using our services);

· Whether you modify or delete your information through your Vendor account;

· Whether Ocanova has a legal obligation to keep the data (for example, certain laws require Ocanova to keep records of your transactions for a certain period of time); or

· Whether retention is advisable considering our legal position (such as regarding the enforcement of our agreements, the resolution of disputes, the applicable statutes of limitations, litigation, or regulatory investigation).

5 – How we protect your business data

To protect your security, our third party uses the strongest available browser encryption and stores all the data on servers in secure facilities. Some business data is only accessible to some of our employees. Our employees are bound by strict confidentiality agreements, and a breach of this agreement would result in the employee's termination and a criminal charge.

While we take all reasonable precautions to ensure that the Vendor's data is secure and that our Vendor's are protected, there always remains the risk of harm. The Internet can be insecure at times and therefore we are unable to guarantee the security of the Vendor's data beyond what is reasonably practical.

6 - Your rights as a Vendor

Under the GDPR (General data protection regulation), you have the following rights:

· Right to be informed;

· Right of access;

· Right to rectification;

· Right to erasure;

· Right to restrict processing;

· Right to data portability; and

· Right to object.

7 – Minors

The minimum age to be a Vendor on our Site is 18. If we learn that we have collected business data from a person under 18, the data will be deleted as soon as it is detected, and the Vendor Account will be terminated.

8 - How to access, modify, delete, or challenge the data collected

If you would like to know if we have collected your business data, how we have used your business data, if we have disclosed your business data and to who we disclosed your business data, if you would like your data to be deleted or modified in any way, or if you would like to exercise any of your other rights under the GDPR, please contact our data protection officer here

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova Inc.
1700-2001, Robert Bourassa blvd., Montreal, Quebec, H3A 2A6

9 - How to opt-out of data collection, use or disclosure

Your Privacy Rights and Choices

You may have certain rights to manage your business data, and the following rights may apply, subject to certain exceptions:

· Access and Portability : Right to request access to your business data.

· Correction / Rectification : Right to correct inaccurate or incomplete business data in certain circumstances.

· Deletion / Erasure : Right to delete your business data.

· Right to opt out : Right to opt-out of the "sharing" of your business data for cross context behavioral advertising or targeted advertising.

You can also update your Vendor account information or request to deactivate or delete your Vendor on our Site.

10 – Cookie policy

A cookie is a small file, stored on a Vendor's hard drive by a website. Its purpose is to collect data relating to the Vendor's browsing habits. You can choose to be notified each time a cookie is transmitted. You can also choose to disable cookies entirely in your internet browser, but this may decrease the quality of your user experience.

We use the following types of cookies on our Site:

· Functional cookies : Functional cookies are used to remember the selections you make on our Site so that your selections are saved for your next visits;

· Analytical cookies : Analytical cookies allow us to improve the design and functionality of our Site by collecting data on how you access our Site, for example data on the content you access, how long you stay on our Site, etc;

· Targeting cookies : Targeting cookies collect data on how you use the Site and your preferences. This allows us to personalize the information you see on our Site for you; and

· Third-Party Cookies : Third-party cookies are created by a website other than ours.

We may use third-party cookies to achieve the following purposes:

· Monitor the Vendor's preferences to tailor certain services around their potential needs or interests.

11 – Modifications

This Privacy Policy may be amended from time to time to maintain compliance with the law and to reflect any changes to our data collection process. When we amend this Privacy Policy, we will update the date of the modification in the section « Last Update » at the top of this Privacy Policy. We recommend that our Vendors periodically review our Privacy Policy to ensure that they are notified of any updates. If necessary, we may notify users by email of changes to this Privacy Policy.

12 – Complaints

If you have any complaints about how we process your personal data, please reach us by email at the email address below so that we can, where possible, resolve the issue.

You can contact our data protection officer at:

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova Inc.
1700-2001, Robert Bourassa blvd., Montreal, Quebec, H3A 2A6

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www.ocanova.ca
Dernière Mise à Jour : 26 août 2025

La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») régit l'utilisation du site www.ocanova.ca.

www.ocanova.ca (le « Site ») est détenu et exploité par Ocanova inc.

Ocanova inc. est le contrôleur des politiques et peut être contacté au :

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova inc.
1700-2001, boul. Robert Bourassa, Montréal, Québec, H3A 2A6

Finalité

Le but de cette politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») est d'informer les Marchands de notre Site de ce qui suit:

1. Les données d'entreprise que nous collectons;

2. Comment nous utilisons les données d'entreprise;

3. Avec qui nous partageons les données d'entreprise;

4. Combien de temps nous stockons les données d'entreprise;

5. Protection de vos données d'entreprise;

6. Les droits du Marchand;

7. Mineurs;

8. Comment modifier, supprimer ou contester les données collectées;

9. Comment refuser la collecte, l'utilisation ou la divulgation des données;

10. Politique de cookies;

11. Modifications; et

12. Plaintes.

Cette Politique de Confidentialité s'applique en plus des Conditions Générales d'utilisation de notre Site.

1 – Les données d'entreprise que nous collectons

Nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre l'objectif énoncé dans cette Politique de Confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans vous en informer au préalable.

Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez et utilisez notre Site, nous pouvons automatiquement collecter et conserver les renseignements suivants:

· Informations sur l'appareil: Nous recevons des informations sur les ordinateurs, téléphones et autres appareils que vous utilisez ou interagissez avec le Site, notamment votre adresse IP (qui peut être utilisée pour déterminer votre localisation générale), les identifiants d'appareil, les identifiants de cookie, le navigateur que vous utilisez, votre connexion réseau ou d'autres identifiants uniques ou informations sur l'appareil.

· Paramètres et préférences de confidentialité: Nous recevons des informations sur vos paramètres et préférences sur le Site, ainsi que sur les paramètres de confidentialité de votre navigateur et de votre appareil.

· Utilisation du Site Ocanova: Nous recevons des informations concernant votre utilisation de votre boutique en ligne sur le Site, telles que les produits que vous téléchargez, les prix et descriptions de vos produits, les avis et notes que vous publiez et partagez, la politique de retour de marchandise, votre historique de ventes, et toutes autres informations disponibles dans votre compte Marchand du Site.

Données collectées de façon non automatique

Nous pouvons également collecter les données suivantes lorsque vous effectuez certaines fonctions sur notre Site:

· Compte Marchand: Nous recueillons des renseignements sur vous et votre entreprise. Ces renseignements comprennent votre nom, celui de votre personnel ou des autres personnes associées à votre entreprise, le nom de votre entreprise, son adresse, son adresse courriel, ses numéros de téléphone fixe et cellulaire, son site web, son numéro d'identification d'entreprise provincial ou fédéral, ses numéros de taxes de ventes de TPS et de TVP, ou tout autre renseignement requis pour devenir un Marchand sur notre site.

· Informations de paiement: Nous recevons vos informations bancaires pour traiter les paiements aux Marchands à partir de vos ventes au sein de notre système de paiement, ainsi que les informations relatives à votre numéro de carte de crédit pour payer les frais mensuels.

Ces données peuvent être collectées au moyen des méthodes suivantes:

· Création d'un compte Marchand sur le Site;

· Réception et validation des informations d'identification de l'entreprise.

2 - Comment nous utilisons les données d'entreprise

Les données d'entreprises collectées sur notre Site seront utilisées uniquement aux fins précisées dans la présente Politique de Confidentialité ou indiquées sur les pages pertinentes de notre Site. Nous n'utiliserons pas vos données au-delà de ce que nous divulguons dans la présente Politique de Confidentialité.

Les données que nous collectons automatiquement sont utilisées aux fins suivantes:

· Fournir, améliorer et personnaliser les services Ocanova : Pour vous fournir des services personnalisés pour vous aider à développer votre entreprise, faciliter le transfert d'argent de vos ventes dans votre compte bancaire, en vous recommandant des produits à vendre et en améliorant nos services en fonction de votre activité avec les clients de notre site.

· Suivre et mettre en œuvre vos préférences et paramètres de confidentialité : Pour suivre et mettre en œuvre vos paramètres et préférences de confidentialité avec nous et vos clients.

· Communiquer avec vous : Vous informer de nos services, notamment des mises à jour et/ou ajout de nos services aux Marchands et des modifications de nos politiques et conditions. Nous utilisons également vos informations pour vous répondre lorsque vous nous contactez.

· Authentification, intégrité, sécurité et sûreté : Pour authentifier les informations de votre compte Marchand et vérifier la propriété du compte, légitimer vos informations d'identification commerciales, fournir un processus de paiement sécurisé pour le transfert de vos ventes et détecter, enquêter et prévenir les comportements malveillants, les activités frauduleuses ou les expériences dangereuses, répondre aux menaces de sécurité, protéger la sécurité publique et sécuriser nos services pour vous et vos clients.

· Raisons juridiques : Pour se conformer à la loi applicable ou répondre à une procédure judiciaire valide, y compris les demandes des forces de l'ordre ou des organismes gouvernementaux, pour enquêter ou participer à une découverte civile, à un litige ou à d'autres procédures judiciaires contradictoires, et pour faire appliquer ou enquêter sur d'éventuelles violations de nos conditions ou politiques.

3 - Avec qui nous partageons les données d'entreprise

Employés

Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données d'un Marchand dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique de Confidentialité.

Nous pouvons partager avec des employés de notre organisation les données d'entreprise suivantes:

· Nom d'entreprise;

· Nom du propriétaire ou les propriétaires de l'entreprise;

· Nom de la personne qui prendra charge du compte Marchand;

· Adresse d'entreprise;

· Courriel d'entreprise;

· Numéro de téléphone de l'entreprise (si disponible);

· Numéro de téléphone de cellulaire de l'entreprise (si disponible);

· Adresse du site internet de l'entreprise;

· Numéro d'identification d'entreprise provincial ou fédéral; et

· Numéros de taxes de ventes de TPS et TVP.

Tierces parties

Nous pouvons partager les données du Marchand avec les tiers suivants:

· Shopify Inc.; et

· Ship Turtle (Multi-vendor Marketplace app.)

Nous pouvons partager avec des tiers les données du Marchand suivantes:

· Nom d'entreprise;

· Nom du propriétaire ou les propriétaires de l'entreprise;

· Nom de la personne qui prendra charge du compte Marchand;

· Adresse d'entreprise;

· Courriel d'entreprise;

· Numéro de téléphone de l'entreprise (si disponible);

· Numéro de téléphone de cellulaire de l'entreprise (si disponible);

· Adresse du site internet de l'entreprise;

· Numéro d'identification d'entreprise provincial ou fédéral;

· Numéros de taxes de ventes de TPS et TVP;

· Informations de carte de crédit; et

· Informations bancaires.

Nous pouvons partager les données du Marchand avec des tiers aux fins suivantes:

· Communiquer avec le Marchand par courriel électronique ou par téléphone;

· Pour faciliter le transfert des fonds au Marchand;

· Traiter les frais mensuels par carte de crédit; et

· Pour valider l'authenticité de l'entreprise.

Les tiers ne seront pas en mesure d'accéder aux données du Marchand au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l'objectif donné.

Autres divulgations

Nous ne vendrons, ni ne partageons vos données avec aucun autre tiers, sauf dans les cas suivants:

· Si la loi l'exige;

· Si cela est requis pour toute procédure judiciaire; et

· Pour prouver ou protéger nos droits.

Si vous suivez des liens hypertexte de notre Site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n'avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.

4 – Combien de temps nous stockons les données d'entreprise

Nous conservons les données d'entreprise aussi longtemps que nécessaire pour notre activité (par exemple, pour fournir nos services, pour nous conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables applicables, pour la sécurité et la détection ou la prévention des fraudes, ou dans le cadre des processus de sauvegarde ou de reprise après sinistre), sauf si une durée de conservation différente est autorisée ou requise par la loi applicable.

Les critères utilisés pour déterminer nos durées de conservation sont les suivants:

· La durée de notre relation continue avec vous et de la fourniture de nos services (par exemple, tant que vous possédez un compte Marchand chez nous ou continuez à utiliser nos services;

· Si vous modifiez ou supprimez vos informations via votre compte Marchand;

· Si nous avons une obligation légale de conserver les données (par exemple, certaines lois exigent que Ocanova conserve des enregistrements de vos transactions pendant une certaine période); ou

· Si la conservation est souhaitable au vu de notre situation juridique (par exemple, concernant l'application de nos contrats, la résolution de litiges, les délais de prescription applicables, les litiges ou les enquêtes réglementaires.

5 – Protection de vos données d'entreprise

Nous utilisons un chiffrement de navigateur puissant et stockons vos données sur des serveurs sécurisés. Certaines données d'entreprise ne sont accessibles qu'à certains de nos employés. Nos employés sont liés par des accords de confidentialité stricts, dont la violation entraînerait leur licenciement et une accusation au criminelle.

Alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d'utilisateur sont sécurisées et que les utilisateurs sont protégés, il reste toujours un risque de préjudice. L'Internet en sa totalité peut être, parfois, peu sécurisé et nous ne sommes donc pas en mesure de garantir la sécurité des données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement pratique.

6 – Les droits du Marchand

En vertu du RGPD (Règlement général sur la protection des données), vous disposez des droits suivants:

· Droit d'être informé;

· Droit d'accès;

· Droit de rectification;

· Droit à l'effacement ;

· Droit de restreindre le traitement;

· Droit à la portabilité des données; et

· Droit d'opposition.

7 – Mineurs

L'âge minimum pour être un Marchand sur notre Site est de 18 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté des données d'entreprise d'une personne moins de 18 ans, les données seront supprimées dès que possible.

8 - Comment modifier, supprimer ou contester les données collectées

Si vous souhaitez savoir si nous avons collecté vos données d'entreprise, comment nous les avons utilisées, si nous les avons divulguées et à qui nous les avons divulguées, si vous souhaitez que vos données soient supprimées ou modifiées de quelque manière que ce soit, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos autres droits en vertu du RGPD, veuillez contacter notre administrateur de protection de données ici :

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova inc.
1700-2001, boul. Robert Bourassa, Montréal, Québec, H3A 2A6

9 - Comment refuser la collecte, l'utilisation ou la divulgation des données

Vos droits et choix en matière de confidentialité

Vous pouvez disposer de certains droits concernant la gestion de vos données d'entreprise et vos droits suivants peuvent s'appliquer, sous réserve de certaines exceptions:

· Accès et portabilité: droit de demander l'accès à vos données d'entreprise.

· Correction/rectification: droit de corriger des données d'entreprise inexactes ou incomplètes dans certaines circonstances.

· Suppression/effacement: droit de supprimer vos données d'entreprise.

· Droit de refuser le partage: Droit de refuser le partage de vos données d'entreprise à des fins de publicité comportementale inter-contexte ou de publicité ciblée.

Vous pouvez également mettre à jour les informations de votre compte Marchand ou demander sa désactivation ou sa suppression directement dans votre compte Marchand du Site.

10 - Politique sur les cookies

Un cookie est un petit fichier, stocké sur le disque dur d'un Marchand par le Site. Son but est de recueillir des données relatives aux habitudes de navigation du Marchand. Vous pouvez choisir d'être averti chaque fois qu'un cookie est transmis. Vous pouvez également choisir de désactiver entièrement les cookies dans votre navigateur Internet, mais cela peut diminuer la qualité de votre expérience d'utilisateur.

Nous utilisons les types de cookies suivants sur notre Site:

· Cookies fonctionnels: Les cookies fonctionnels sont utilisés pour mémoriser les sélections que vous faites sur notre Site, de sorte que vos sélections soient sauvegardées lors de vos prochaines visites;

· Cookies analytiques: Les cookies analytiques nous permettent d'améliorer la conception et la fonctionnalité de notre Site en collectant des données sur la manière dont vous accédez à notre Site, par exemple des données sur le contenu auquel vous accédez, la durée de votre visite sur notre Site, etc.;

· Cookies de ciblage: Les cookies de ciblage recueillent des données sur la façon dont vous utilisez le Site et sur vos préférences. Cela nous permet de personnaliser les informations que vous voyez sur notre Site pour vous ; et

· Cookies tiers: Les cookies tiers sont créés par un site web autre que le nôtre.

Nous pouvons utiliser des cookies tiers pour atteindre les objectifs suivants:

· Surveillez les préférences des utilisateurs pour adapter les publicités à leurs intérêts.

11 – Modifications

Lorsque nous modifions la présente Politique de Confidentialité, nous mettrons à jour la date de la modification à « Dernière Mise à Jour » qui figure en haut de la présente Politique de Confidentialité. Nous recommandons à nos Marchands de vérifier notre Politique de Confidentialité de temps à autre pour s'assurer qu'ils soient informés de toute mise à jour. Au besoin, nous pouvons informer les utilisateurs par courriel des changements apportés à cette Politique de Confidentialité.

12 – Plaintes

Si vous avez des réclamations concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse courriel ci-dessous afin que nous puissions, dans la mesure du possible, résoudre le problème.

N'hésitez pas à contacter notre agent à la protection des données à:

policies/politiques@ocanova.ca

Ocanova inc.
1700-2001, boul. Robert Bourassa, Montréal, Québec, H3A 2A6

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